Les retenues de salaire pour absences
A ne pas confondre avec les saisies sur salaires, les retenues de salaires pour absences peuvent être calculées selon huit méthodes possibles. Il faudra donc en choisir une ou bien appliquer un mode de calcul déjà défini dans l’accord collectif.
Quand un salarié est absent, est-ce que l’employeur doit pratiquer une retenue sur salaire sur sa fiche de paie ? Normalement oui. Il y a un arbitrage à faire entre payer la présence ou déduire l’absence.
En effet, en France, le salaire n’est pas dû quand le salarié est absent. Cependant il existe des exceptions comme les congés payés, les arrêts maladie, les accidents du travail, les événements familiaux, les cas de dispenses de préavis et quelques autres. Tout salarié a droit à un repos hebdomadaire et à des jours de congés payés.
Il s’agira donc de faire un décompte des jours de congés, des jours de repos, des jours d’arrêt-maladie ou un décompte en heures, car dans les faits il existe différentes méthodes pour calculer la période de référence. On parlera par exemple de jour ouvrable ou de jour ouvré. Selon la méthode utilisée, cela changera le décompte du nombre de jours de congés hebdomadaire pris. Le salarié prendra soin de se renseigner sur ce point pour la prise de ses congés. Il vaudra mieux choisir un RTT pour le samedi si le calcul des absences se fait en jour ouvrable. Même si c’est un jour de repos, c’est peut-être un jour ouvrable pour votre entreprise et vous risquez donc de ne pas optimiser votre décompte de congé.
De plus, le décompte des jours de repos dus à un salarié dans une année peut varier avec l’ancienneté qui peut donner des droits supplémentaires (Article L 3141-10 du code du travail). Mais le calcul du nombre de jours de congés pour un salarié à temps plein et de salarié à temps partiel ne diffère pas selon le code du travail, c’est le montant qui changera, chaque salarié à droit à un congé d’une durée équivalente (article L 3123-5 du Code du travail). On retrouve cette information dans la convention collective, l’accord collectif d’entreprise ou d’établissement ou encore l’accord de branche, voire dans le contrat de travail du salarié.
Ainsi pour le calcul des retenues de salaire pour absences, on a le choix entre différents modes de calcul : la méthode des heures réelles, celle de l’horaire mensuel moyen, la méthode des jours ouvrés réels. Nous pouvons aussi trouver la méthode des jours ouvrables réels, la méthode des jours calendaires réels, celle des jours calendaires moyens dite du trentième, la méthode des jours ouvrés moyens et enfin celle des jours ouvrables moyens.
Quelle est la différence entre jours ouvrables et les jours ouvrés ?
Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine à l’exception du dimanche et des jours fériés. En l’absence de jour férié, une semaine compte 6 jours ouvrables.
Les jours ouvrés sont les jours travaillés dans l’entreprise. Pour une entreprise travaillant du lundi au vendredi, la semaine compte 5 jours ouvrés.
Ainsi une entreprise française a théoriquement le choix entre plusieurs méthodes de calcul des retenues pour absence. Cependant, la méthode est très souvent définie dans les conventions collectives. On prendra donc soin de consulter, au préalable, la convention collective applicable.
1 – La méthode des heures réelles
Il s’agit ici de la seule méthode reconnue par la Cour de cassation. On la calcule ainsi :
Retenue pour absence = Nombre d’heures réelles d’absence x Salaire du mois / Nombre réel d’heures de travail du mois en cours.
Ainsi, les autres méthodes peuvent être appliquées si elles sont plus avantageuses. Cependant, dans la pratique, cette méthode est loin de faire l’unanimité. En effet, comment expliquer à un employeur qu’une absence sur un mois à 28 jours (février) coûte plus cher qu’une absence pour un mois de 31 jours (mars) ? Dans le même temps, le temps de travail est calculé sur 151,67 heures. C’est ce que génère cette méthode.
2 – La méthode de l’horaire mensuel moyen (ou des heures moyennes)
La méthode de l’horaire mensuel moyen repose sur la fiction d’un mois moyen de 151,67 heures de travail (35h x 52 semaines / 12 mois pour un temps complet). Cette méthode convient aux salaires mensualisés. Elle se calcule en tenant compte de ce salaire fictif :
Retenue pour absences = Nombre d’heures d’absence x Salaires du mois / nombre d’heures mensuels moyens.
Donc pour un temps partiel, on calculera l’horaire moyen mensuel de la même manière. Ici le nombre de jours du mois d’absence est neutre. Mais attention, si vous avez un salarié qui fait 30 heures par semaine, vous ne mettez pas 151,67 heures au dénominateur mais ici 30 x 52 / 12 = 130 h. Il faut adapter le dénominateur au contrat de travail du salarié.
3 – La méthode des jours ouvrés réels
Retenue pour salaires = Nombre de jours ouvrés d’absence x Salaire du mois / Nombre de jours ouvrés réels du mois en cours.
Il est possible de prendre un nombre moyen mensuel de jours ouvrés (au lieu du nombre réel), nous allons le voir.
Pour une entreprise qui travaille du lundi au vendredi : on retiendra une moyenne de 22 jours ouvrés par mois. Ainsi on pourra avoir 20, 21, 22, 23 jours selon les mois considérés.
4 – La méthode des jours ouvrables réels
Retenue = nombre de jours ouvrables d’absence x Salaire du mois / nombre de jours ouvrables réels du mois en cours.
Il est possible de retenir un nombre moyen mensuel de jours ouvrables (au lieu du nombre réel), nous allons le voir après.
5 – La méthode des jours calendaires réels
Les jours calendaires sont tous les jours du calendrier, donc 7 jours par semaine. C’est une méthode avantageuse pour le calcul des absences maladie, accident, maternité et paternité. En effet, les jours calendaires sont utilisés par le médecin pour les arrêts de travail, la sécurité sociale pour le calcul des indemnisations, la convention collective pour le maintien du salaire et la prévoyance pour les IJSS complémentaires.
Retenue pour absence = Nombre de jours calendaires d’absence x Salaire du mois / Nombre de jours calendaires réels du mois en cours.
Ainsi les jours calendaires réels peuvent être 28 (pour février), 29 (février année bissextile), 30 (Avril, Juin, Septembre, Novembre) ou 31 (Janvier, Mars, Mai, Juillet, Août, Octobre, Décembre).
6 – La méthode des jours calendaires moyens (méthode dite du trentième)
Il s’agit ici de diviser le salaire mensuel par 30 quel que soit le mois en cours et retenir autant de jours qu’il y a de jours ouvrables d’absence.
Retenue = nombre de jours calendaires d’absence x Salaire du mois / 30
7 – La méthode des jours ouvrables moyens (dite du vingt-sixième)
Ici on divise le salaire mensuel par 26 quel que soit le mois en cours et l’on retient autant de vingt-sixièmes qu’il y a de jours ouvrables d’absence. C’est une méthode plus adaptée pour les absences de congés décomptés en jours ouvrables.
Retenue = nombre de jours ouvrables d’absence x Salaire du mois / 26
8 – La méthode des jours ouvrés moyens (dite du vingt et un soixante-septième)
Ici on divise le salaire mensuel par 21,67 quel que soit le mois et à retenir autant de vingt et un soixante-septièmes que de jours ouvrés d’absence : 21,67 = 52 semaines x 5 jours ouvrés / 12 mois. On tient pas compte des jours fériés et samedi et dimanche.
Retenue = nombre de jours ouvrés d’absence x Salaire du mois / 21,67 (nbre réel de jours ouvrés dans le mois)
C’est une méthode adaptée pour le calcul des absences de congés décomptées en jours ouvrés (RTT, jours ouvrés, congés pays en jours ouvrés).
Ainsi les retenues sur salaire pour absences peuvent être calculées selon 8 méthodes différentes. Le salarié peut donc être perturbé par ces calculs en comparant le bulletin de leur entreprise avec un bulletin venant d’une autre autre société.
Arbitrage quand emploi de la méthode moyenne
Quand on emploi la méthode moyenne on peut faire un arbitrage. Retenez que si l’absence est inférieure à 6 jours, la déduction des jours d’absence n’est pas intéressante, il vaut mieux utiliser payer les jours de présence. Au-delà de 6 six jours d’absence, il est plus intéressant pour le salarié que l’on utilise la déduction des jours d’absence.
Si on déduit son absence en méthode des heures réelles, il ne peut pas y avoir de préjudice pour le salarié (car validée par la cour de cassation).
Référence