Le bulletin de paie électronique – bulletin de paie dématérialisé

Les employeurs peuvent-ils utiliser la dématérialisation pour remettre un bulletin de salaire ?  La convention collective ou le code du travail permettent-ils d’éviter la remise en main propre d’une fiche de paie en format papier ? 

Vous êtes nombreux à vous demander si l’employeur peut effectuer la remise du bulletin sous la forme d’un bulletin de paie électronique. C’est la forme dématérialisée (en format pdf par exemple). De plus, quelles sont les modalités qui régissent cette option ? Pour autant quels sont les risques du bulletin de paie électronique ?

Le bulletin de salaire indique du montant brut touché jusqu’au montant net imposable et au montant perçu par le salarié, le net à payer. On y indique dorénavant le montant net social. Les bulletins de salaire doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Il reprend la nature et le montant des cotisations et contributions sociales, des cotisations salariales. La rémunération brute comprend les heures supplémentaires. Les congés payés, les cotisations salariales, l’URSSAF, l’assurance-chômage, les allocations familiales doivent apparaître avec leur montant total. La retraite complémentaire Agirc-arrco, la prévoyance dont la mutuelle-santé, les exonérations, la csg, la crds, le taux applicable à l’impôt sur le revenu et d’autres libellés, telles que le montant net social dorénavant (Juillet 2023) et le montant net imposable doivent figurer dans les rubriques du bulletin.

1 – Le principe légal

Sauf opposition du salarié, l’employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique. Par contre l’employeur doit garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée de conservation fixée par décret. Il doit également assurer la confidentialité des données. Il doit aussi assurer leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L 5151-6 du code du travail.

Le principe légal est que lors du paiement du salaire, l’employeur doit remettre aux personnes mentionnées à l’article L 3243-1 une pièce justificative appelée bulletin de paie (art. 3243-2 du code du travail).

2 – Quel est le délai de conservation pour l’employeur ?

De plus, l’employeur doit conserver un double de bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie électronique pendant un délai de 5 ans (art. L 3243-4 code du travail). Il y a donc une limitation de durée de la conservation pour l’archivage. Le plus souvent l’entreprise conserve les bulletins sur un serveur informatique, un coffre-fort électronique (en cloud en général) avec des codes d’accès pour y accéder. Le salarié de l’entreprise dispose également en général d’un compte personnel avec accès internet pour pouvoir consulter et charger ses bulletins de paye.

3 – Nos Conseils

L’employeur doit conserver le bulletin pendant 5 ans comme vous avez vu. Cependant, l’employé aura besoin de ses bulletins de paie au moment de liquider sa retraite (auprès de la CNAV actuellement). Le bulletin de paie permet de matérialiser et de justifier le cas échéant les cotisations « vieillesse » pour l’ouverture de sa retraite. Nous conseillons donc aux salariés d’imprimer leurs bulletins de paie et de les conserver précieusement. Il serait souhaitable également que l’entreprise conserve les bulletins de paie jusqu’au moment du départ en retraite de ses salariés (anciens et actuels).

4 – Les risques de la conservation des bulletins de paie

En effet, en cas de perte de « trimestres » par la CNAV, le salarié devra justifier de ces trimestres cotisés. Ceci n’est pas sans nous poser quelques questions. Premièrement, sur quel support devront nous les conserver devant l’évolution rapide de l’informatique (CD, DVD, cloud) et les risques de disparition des serveurs informatiques ? L’incendie de OVH Cloud en mars 2021, nous a montré qu’il y avait toujours un risque de disparition des données. Deuxièmement, les coûts de conservation des données devraient être de plus en plus élevés pour les entreprises. Troisièmement, les pirates informatiques ont montré qu’ils étaient capables de récupérer des millions de données confidentielles. Ce fut le cas récemment chez certains fournisseurs d’adresses mails gratuites et même dans les hôpitaux en France.

5 – Quel avenir pour nos bulletins de paie ?

Peut-être verra-t-on, comme en Suisse, la remise d’un bulletin ou d’une attestation annuelle ou une remise à la demande du salarié ? Nous verrons peut-être une super simplification de nos bulletins de paie avec 2 ou 3 lignes seulement. Nous verrons peut-être les cotisations patronales et les charges regroupées sur une seule ligne. On en parle régulièrement dans différentes instances ou au sein des ministères.

Références

https://code.travail.gouv.fr/fiche-ministere-travail/le-bulletin-de-paie