Documents à fournir au départ du salarié

L’employeur doit remettre un certain nombre de documents obligatoires au départ du salarié de l’entreprise lors de la fin du contrat de travail.

1 – le solde de tout compte

On se situe au moment de la dernière paie versée au salarié, du dernier bulletin de salaire, de son départ de l’entreprise, à la rupture de son contrat de travail. Le service du personnel fait les comptes de ce que l’entreprise lui doit éventuellement. Il y a une liste de tâches à effectuer au moment du calcul du solde de tout compte (des points à contrôler et de tâches à réaliser).

Cette procédure est à réaliser pour une démission, une fin de CDD, une rupture de période d’essai, une rupture conventionnelle, un départ à la retraite, un licenciement pour faute grave ou inaptitude, etc… Bref, c’est à faire quand le contrat de travail est rompu.

Puis, dans les documents à fournir au départ du salarié, l’entreprise doit faire un reçu pour solde de tout compte. C’est une quittance à donner au salarié immédiatement au moment du règlement de son solde, pour les sommes versées. Cela constitue donc une obligation pour l’entreprise mais elle ne peut pas obliger le salarié à signer ce papier. Le reçu n’a d’effet libératoire que pour l’employeur. Il est, en principe, remis en main propre.

On n’oubliera pas de payer les sommes dues, le salaire, les heures supplémentaires, les éventuelles primes et les indemnités compensatrices de congés payés pour les CP non pris au moment du départ. Cela peut éviter la désagréable surprise d’être convoqué devant le conseil de Prud hommes.

Attention, l’ex employeur pourra toujours réclamer au salarié un trop versé. Le délai de dénonciation ne lui est pas opposable. De son côté, le salarié a 6 mois pour dénoncer le solde de tout compte s’il l’a signé (article L 1234-20 du code du travail) et ce par lettre recommandée. S’il n’a pas signé, l’ex employé aura un délai de 2 ans pour contester son solde de tout compte.

Le reçu est établi en deux exemplaires. L’un est remis au salarié. Il ne faut pas oublier de mentionner sur le document qu’il a été réalisé en double exemplaire (article D 1234-7 du code du travail).

2 – Le certificat de travail

Dans les documents à fournir au départ du salarié, l’entreprise doit obligatoirement lui délivrer un certificat de travail. Ceci est nécessaire à l’expiration de son contrat (CDI ou CDD). Il doit être remis à la fin du préavis même si celui-ci n’est pas réalisé. C’est une sorte d’attestation de l’employeur.

Là encore, il y a des mentions obligatoires à faire figurer sur le certificat de travail. Au-delà de ces contraintes, la responsabilité de l’employeur pourrait être engagée. Néanmoins, le terme « libre de tout engagement » n’a pas d’effet. Cette phrase est pourtant très utilisée dans la pratique. Elle ne signifie pas que l’ancien employeur renonce à la clause de non-concurrence.

3 – L’attestation Pôle emploi du salarié

Au moment de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail, l’employeur doit transmettre, au plus vite, les attestations et justifications à Pôle emploi. Ainsi l’ancien salarié pourra faire valoir ses droits à indemnité chômage de l’Assedic.

Au 1er Juillet 2023, pour avoir droit à l’ARE (Allocation de Retour à l’Emploi), vous devez avoir travaillé au moins 6 mois (soit 130 jours ou 910 heures) dans les 24 derniers mois à la date de fin de votre contrat de travail. Cette période minimale de travail est dite durée d’affiliation. Elle est nécessaire pour bénéficier les allocations-chômage.

Depuis le 1^er Janvier 2022, il faut transmettre le signalement de fin de contrat de travail (FCTU) au niveau de la DSN.

Mais, pour les salariés ne relevant pas de la DSN, il existe un formulaire dématérialisé à transmettre. Pour ces travailleurs est disponible dans l’espace employeur sur le site de pole-emploi.fr en choisissant « l’attestation employeur par saisie ».

Pour les entreprises de travail temporaire, il faut distinguer le personnel permanent et les intérimaires, ainsi que les CDI avec les intérimaires en contrat de mission. Pour ces derniers, la transmission par les restitutions mensuelles de mission (RMM) suffit.

L’employeur peut remettre une version de ces restitutions à l’intérimaire mais seulement si celui-ci en fait la demande.

4 – Le BIAF

Le BIAF était le bordereau individuel d’accès à l’information qui était remis au salarié à la fin de son CDD. Il a été supprimé au 1^er janvier 2020. Il est en partie remplacé par le CPF de transition professionnelle.

Le dispositif permet dorénavant au salarié de s’absenter pour pouvoir bénéficier d’une formation professionnelle certifiante pour changer de métier.

5 – La prévoyance et sa portabilité

En cas de rupture du contrat de travail, le salarié peut conserver le bénéfice de ses garanties. Il s’agit des garanties « santé » et « prévoyance » proprement dites que le salarié avait au sein de l’entreprise et qu’il va pouvoir conserver un moment pendant sa période de chômage.

Attention, certaines branches sont exclues de la portabilité de la prévoyance au départ du salarié. Il s’agit des professions libérales, de l’agriculture, de l’économie sociale, des VRP et de la presse.

Cependant, il y a d’autres conditions à respecter pour avoir droit à la portabilité.

L’ancien salarié doit avoir une durée de cotisations suffisante pour avoir droit à l’assurance chômage (ARE : Allocation de retour à l’emploi). Le salarié doit donc être pris en charge par le régime d’assurance chômage.

Enfin, la durée du maintien de la couverture prévoyance est égale à la durée de l’ancien contrat. Mais, dans le mode de calcul, il convient de prendre les mois entiers dans la limite de 12 mois. La portabilité dure donc 12 mois maximum.

5 – En conclusion

Le bon respect des procédures évite la contestation, les litiges au Prud hommes et le versement de dommages et intérêts. La démarche ne dépend pas de la convention collective ni de l’ancienneté du salarié, seulement de la rupture du contrat de travail. Comme pour le bulletin de paie, il faut remettre au salarié ces documents, au plus tôt le dernier jour de travail et éviter de dépasser un délai de deux semaines. Employeurs, attention à une remise tardive. Dans tous les cas, veillez bien au respect du code du travail et faites-vous accompagner d’un conseil ou de votre expert-comptable si nécessaire.

Référence

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F20744